1. Jak dopisać udziały podatnika lub wpisać je na nowy rok?

W module Nadzorca należy wjeść do opcji Zbiory danych / Przedsiębiorstwa i na wybranej firmie nacisnąć klawisz F7. Na wyświetlonej liście udziałowców danej firmy należy nacisnąć klawisz INSERT, wybrać podatnika ze słownika i określić jego udziały w danej firmie na dany rok.

2. Jak zmienić okres za jaki generowana jest informacja podsumowująca VAT -UE (kwartalnie, miesięcznie)?

W module Nadzorca należy wjeść do opcji Zbiory danych / Przedsiębiorstwa, wejść do edycji danych przedsiębiorstwa (klawisz F4), a następnie do edycji danych dodatkowych (kombinacja klawiszy ALT+F4).

3. Jak zmienić tabelkę podsumowującą rozbicie stawek VAT na fakturze?

Należy sprawdzić jaki format wydruku przypisany jest do danego dokumentu (Nadzorca / Zbiory danych / Dokumenty). Następnie należy przejść do opcji Nadzorca / Formaty dokumentów / Wszystkie, wybrać odpowiedni format dokumentu, a następnie w trakcie edycji stopki zastąpić wpisane tam kody rozbicia stawkowego kodem #ST.

4. FK – przeniesienie danych na nowy rok.

Należy wykonać zamknięcie próbne w opcji Przetwarzanie / Roku / Zamknięcie / Próbne.

5. Wydruk deklaracji oryginalnych na drukarce Win GDI

W parametrach wydruku danej deklaracji należy dla parametru „Rodzaj wydruku na deklaracjach GDI” przypisać wartość WYDRUK.

 6. Wczytanie nowych (zmienionych) danych kontrahenta na fakturę

W trakcie edycji części tabelarycznej dokumentu (dodawanie pozycji dokumentu) należy nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+H, a następnie wybrać opcję OSTATNI WPIS.

 7. Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Należy przejść do opcji Sprzedaż / Faktury zaliczkowe / Wprowadzanie i wystawić dokument faktury. W przypadku pierwszej zaliczki w danej transakcji, na pytanie „Czy chcesz rozpocząć nowy ciąg faktur zaliczkowych?” należy odpowiedzieć TAK. W przypadku kolejnej zaliczki w ramach danej transakcji, należy na to pytanie odpowiedzieć NIE, a następnie wybrać z listy pierwszą fakturę zaliczkową.
Aby zamknąć ciąg faktur zaliczkowych należy zaktualizować stan magazynowy, nie ma przy tym znaczenia który dokument w danym ciągu będzie to robił.

 8. Wystawienie dokumentu inwentaryzacji krok po kroku

Aby wprowadzić dokument inwentaryzacji należy w module Obrót Towarowy przejść do opcji Remanent / Realizacja. Wprowadzić dane do nagłówka dokumentu (symbol, data wystawienia, nr kolejny, informację czy dokument jest bilansem otwarcia), a następnie przejść do dodawania pozycji. Pozycje można wprowadzić w dwójnasób: albo ręcznie każdą pozycję po kolei, albo ściągnąć pozycje z bazy przedmiotów obrotu (klawisz F7). Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zapisujemy dokument.
Następnie należy przeprowadzić emisję różnic dokumentu inwentaryzacyjnego. W tym celu należy przejść do opcji Remanent / Emisja różnic / Realizacja i wybrać dokument inwentaryzacji, dla którego chcemy przeprowadzić emisję różnic. Należy wybrać sposób wydruku zestawienia różnic wg dokumentu oraz rodzaj ceny na zestawieniu (z reguły jest to cena zakupu).
Po wydruku zestawienia różnic inwentaryzacyjnych program umożliwia wykonanie aktualizacji stanów magazynowych wg spisu z natury, w trakcie którego pyta o zerowanie ilości syntetycznych i analitycznych dla towarów ujętych (należy odpowiedzieć twierdząco w każdym przypadku) oraz nieujętych na dokumencie (należy odpowiedzieć twierdząco tylko w przypadku, gdy dokument wg którego aktualizujemy stany magazynowe nie jest inwentaryzacją częściową, tzn. w sytuacji gdy obejmuje wszystkie pozycje magazynowe, a nie tylko z wybranych magazynów lub lokalizacji).

 9. Jak definiować nowe schematy przesyłów do FK?

W module FK należy przejść do opcji Parametry / Przesyłów do FK i wybrać kierunek operacji. Następnie klawiszem INSERT należy dodać nowy schemat księgowania. Po zdefiniowaniu nazwy schematu i ewentualnym przypisaniu go do danego dokumentu (nie jest to wymagane) należy przejść do definicji pozycji schematu. Dla każdej pozycji należy zadeklarować: wielkość księgowaną (na klawisz F2 dostępny jest słownik), nr konta, stronę konta, procent wielkości przesyłany na konto oraz opis pozycji w FK.

 10. Jak wysyłać e-deklaracje?

Aby możliwy był zapis deklaracji do formatu XML należy w module VAT zdefiniować 2 parametry (Narzędzia / Parametry / Wydruku VAT): „Tworzenie e-deklaracji” należy ustawić na PO ZAPYTANIU lub ZAWSZE, „Katalog e-deklaracji” należy wprowadzić ścieżkę do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML.
Aby wysłać e-deklaracje potrzebny jest jeszcze odpowiedni program (np. bcEDEK), który zaimportuje wcześniej przygotowane pliki XML, podpisze je, a następnie prześle na serwer Ministerstwa Finansów.

 11. Jak zdefiniować fakturę dostawca nabywca-podatnikiem (złom)?

Należy przejść do modułu Nadzorca, do opcji Zbiory danych / Dokumenty. Następnie należy utworzyć nowy ciąg dokumentów, nabycia i sprzedaży (można również skopiować dokumenty na podstawie dokumentów już istniejących – CTRL+INSERT np. Fa i Fo), przypisując obydwu dokumentom (nabycia i sprzedaży) ewidencję VAT Dostawa – Nabywca podatnikiem. W wyniku tego dla obydwu kierunków, nabycia i sprzedaży, powstaną dokumenty przypisane do tej samej ewidencji (tak jak np. wewnątrz wspólnotowe nabycie towarów).
Jeśli dokumenty sprzedaży i/lub nabycia złomu są wystawianie w module Obrót Towarowy i przesyłane do VAT, należy w module Obrót Towarowy w opcji Parametry / Dokumentów1 zmienić „Kopiowanie dok. w ewidencjach wewnętrznych” na PO ZAPYTANIU lub AUTOMATYCZNIE.

 12. Jak definiować ewidencje lustrzane w VAT?

Należy przejść do modułu Nadzorca, do opcji Zbiory danych / Dokumenty. Następnie należy utworzyć nowy ciąg dokumentów, nabycia lub sprzedaży w zależności od potrzeb (można również skopiować któryś z dokumentów już istniejących – CTRL+INSERT), przypisując mu odpowiednią ewidencję VAT. Jeżeli ewidencja ma być „lustrzana”, należy analogiczną operację przeprowadzić dla drugiego kierunku. W wyniku tego dla obydwu kierunków, nabycia i sprzedaży, powstaną dokumenty przypisane do tej samej ewidencji (np. wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów).
W module VAT należy dla parametru „Kopiowanie dok. w ewidencjach wewnętrznych” (Narzędzia / Parametry / Dodatkowe) wybrać ustawienie PO ZAPYTANIU lub AUTOMATYCZNIE.

 13. Jakie kolektory danych współpracują z programem FIRMA?

W chwili obecnej obsługiwane są przez program następujące modele kolektorów: CipherLab CPT-8001, CipherLab CPT-711 oraz Metrologic SCANPA 2

 14. Jak wydrukować zapotrzebowanie na materiały do danej receptury?

Aby wydrukować zapotrzebowanie na materiały do receptury należy w Module Obrót Towarowy wybrać opcję Zamówienia własne / Symulacja zapotrzebowania. Wówczas mamy możliwość wyboru symulacji Indywidualna (dla jednej receptury) lub Zbiorcza (dla wielu receptur). Po wybraniu sposoby symulacji wybieramy recepturę lub receptury do wydruku zapotrzebowania.
Po wybraniu receptur i wpisaniu żądanych ilości klawiszem F6 drukujemy symulacje zapotrzebowania na towary wchodzące w skład wybranych receptur.

 15. Jak wydrukować bieżący stan magazynu, a jak stan na dzień?

Aby było możliwe rzetelne przedstawienie stanów na zadany dzień, należy włączyć Parametr w Narzędzia / Parametry / Magazynów1 / Zapis stanów magazynowych „na dzień” poprzez wybranie opcji PO ZAPYTANIU lub AUTOMATYCZNIE po wyborze opcji automatycznie można zapisać stany codziennie co tydzień lub co miesiąc (po zatwierdzeniu opcji automatycznie). Wówczas będzie możliwe korzystanie z opcji Wydruki / Stany na dzień.
Zaś bieżący stan magazynu jest dostępny z opcji Wydruki / Stany Magazynowe.

 16. Częste błędy przy obliczeniu podatku dochodowego (dowód wewnętrzny)?

Najczęściej popełnianymi błędami przy obliczaniu pod dochodowego są: źle wprowadzony udział dla właścicieli (patrz pkt 1), źle wpisane progi podatkowe (patrz pkt 17), źle określony rodzaj podatku na kartotece podatnika oraz brak korekty przed wydrukiem dowodu wewnętrznego. Aby włączyć automatyczną korektę przy wydruku dowodu wewnętrznego należy w module księga zmienić parametr „Przed wydrukiem wykonać korektę” w opcji Narzędzia / Parametry / Wydruku PIT5 na TAK.

 17. Jak wpisać nowe progi podatkowe w module Księga?

Progi podatkowe obowiązujące w danym roku należy wpisać w module Księga, w opcji Narzędzia / Parametry / Podatku doch.

 18. Jak zdefiniować prawa dla operatorów?

Aby zdefiniować prawa operatorom należy w module Nadzorca wejść do opcji Narzędzia / Lista operatorów, ustawić się na wybranym operatorze i wcisnąć klawisz F2. Wówczas klawiszem INSERT możemy włączyć lub wyłączyć dostęp do wybranych modułów. 
Jeśli chcemy ograniczyć tylko wybrane prawa w obrębie danego modułu ustawiamy się na wybranym module wciskamy klawisz F2 i klawiszem INSERT możemy włączyć lub wyłączyć dostęp do wybranych opcji.

 19. Jak skasować dokumenty z OT?

Aby skasować wybrane dokumenty w Obrocie towarowym należy je najpierw usunąć z odpowiedniej ewidencji VAT jeśli były tam przesłane. Następnie w module Obrót Towarowy wejść w opcję Narzędzia / Kasowanie dok. i wybrać poprzez opcje ZAKRES, OZNACZ lub SELEKCJA odpowiednie dokumenty, a następnie wybrać opcję WYKONAJ. 
Uwaga !!! Nie wybranie żadnego dokumentu do skasowania i wybranie opcji wykonaj spowoduje kasowanie wszystkich dokumentów, co zostanie poprzedzone stosownym komunikatem.

 20. Jak wprowadzić wstrzymanie lub sezonowanie amortyzacji?

Aby wprowadzić wstrzymanie amortyzacji należy w module Środki Trwałe ustawić się na wybranym środku trwałym i klawiszem F2 wprowadzić korektę środka trwałego, a następnie ją zatwierdzić CTRL+W. Po zatwierdzeniu pojawi się pytanie o wprowadzenie wstrzymania amortyzacji. Klawiszem INSERT odznaczamy miesiące w których zostanie wstrzymana amortyzacja.

 21. Jak naliczyć odsetki i wystawić notę odsetkową?

Aby naliczyć odsetki i wystawić notę odsetkową w module Rozrachunki należy najpierw wprowadzić tabele odsetek w opcji Ewidencja / Odsetki. Następnie należy wejść w ewidencję Należności i ustawić (o ile nie mamy już ustawionego) klawiszem F9 porządek 6 – wg Skrótu kontrahenta. Następnie przechodzimy klawiszem TAB do dolnej tabeli należności wybranego kontrahenta, zaznaczmy dokumenty klawiszem + do których chcemy wystawić notę odsetkową i klawiszem F7 wybieramy naliczenie odsetek. Następnie wystawiamy notę odsetkową.

 22. Jak wyłączyć / włączyć kontrole NIP, PESEL, REGON, konta bankowego?

Aby włączyć / wyłączyć kontrolę NIP, PESEL, REGON, Konto bankowe należy w module Nadzorca, w opcji Parametry / Systemu 1 zmienić odpowiednio parametr dotyczący kontroli NIP, PESEL, REGON, Konta bankowego.

 23. Jak od nowego roku wyzerować numeracje dla dokumentów?

Aby wyzerować numeracje tylko jednego ciągu dokumentów należy w module Nadzorca wejść w opcję Zbiory danych / Dokumenty, wyedytowac dany dokument klawiszem ENTER, w polu ostatni nr dokumentu wpisać 0 i zapisać dokument nie zmieniając pozostałych danych. 
Aby wyzerować numerację wszystkich dokumentów należy w module Nadzorca wejść w opcję Zbiory danych / Dokumenty, wcisnąć klawisz F9 i zatwierdzić wybór.

 24. Jak umieścić na fakturze długą nazwę towaru?

Aby umieścić długa nazwę towaru na formacie wydruku faktury, należy w module Nadzorca przejść do opcji Formaty / Dokumentów / Wszystkie. Na wybranym formacie wciskamy ENTER, a następnie zmieniamy na TAK parametr „Przeprowadzić edycje rubryk”. Wówczas pokaże się nam okno z kolumnami, które mogą pojawić się na wydruku dokumentu. Odszukujemy pole „Pełna nazwa towaru” i dokonujemy jego edycji klawiszem ENTER. 
W pole „Szerokość kolumny” i „Która kolumna” przepisujemy wartości z pola „Nazwa Towaru” widocznego na tym samym oknie, a w pole „Który wiersz” wpisujemy wartość „2” i zapisujemy wszystkie zmiany klawiszem CTRL+W.

 25. Jakie czytniki kodów kreskowych działają w programie Firma?

Wszystkie które posiadają złącze PS2 (klawiaturowe) lub mają złącze USB i posiadają emulację klawiatury.

26. Jak włączyć pełny ekran w Firma xBase?

W module Nadzorca w menu Parametry należy użyć opcji Czcionki, w której można zadeklarować parametry (szerokośći wysokość) czcionki wykorzystywanej w systemie, tak aby jak najlepiej dopasować okno programu do posiadanego monitora. Pełne okno włączamy kombinacją klawiszy ALT+PAGE UP, okno zwykłe kombinacją klawiszy ALT+PAGE DOWN.

27. Jak należy skonfigurować program FIRMA, aby wygenerować plik JPK_VAT?

W module Nadzorca w opcji Parametry / Systemu 2 należy wprowadzić ścieżkę do katalogu, w którym zapisywane będą pliki JPK. Następnie należy przejść do edycji danych przedsiębiorstwa (Zbiory danych / Przedsiębiorstwa) i w razie potrzeby uzupełnić kod kraju oraz kod urzędu skarbowego.